Cuando un empleado valioso le dice que se va a ir, es comprensible estar preocupado acerca de perder su conocimiento institucional y experiencia.
Así que ¿cómo puede usted supervisar la transición de una forma que le ayude a mantener su pericia dentro de la empresa?
Afortunadamente mucho de este conocimiento puede transferirse si usted lo convierte en una prioridad.
He aquí como:
— Haga un plan. Su primer paso es plantear cómo transferirá al conocimiento, a quién se le transferirá y qué tiempo. Si tiene la oportunidad de hacerlo, pídale al empleado saliente que le dé aviso con un par de meses de anticipación. Esto quizá no sea posible, pero compre tanto tiempo como pueda. A continuación, usted y el empleado deben trabajar juntos para descubrir el ámbito de la información que ha de transferirse.
— Motive al experto. El siguiente paso en el proceso es alentar a la persona que se va para que comparta su conocimiento. Si se muestra reticente, descubra por qué. Pudiera deberse a que es humilde, o no está consciente de su pericia. O quizá no sabe cómo enseñarles a otros lo que sabe.
— Cree aprendices. Si tiene meses para una transición, Dorothy Leonard, profesora emérita en la Harvard Business School, sugiere crear “un plan de acción para el aprendizaje construido,” donde el “empleado altamente habilidoso y profundamente conocedor es colocado junto con uno o más reemplazos” de forma que puedan observarlo en acción, aprender, practicar nuevas habilidades y recibir retroalimentación respecto a su desempeño.
— Enfatice el aprendizaje en equipo. Si usted está muy corto de tiempo y no tiene identificado a un sucesor, Leonard recomienda tener una reunión en la cual el empleado saliente “comparta historias con sus colegas acerca de cómo manejó problemas y crisis” que surgieron durante su periodo. Esta sesión “exploratoria de preguntas y respuestas” debería ser conducida por un “facilitador habilidoso.” La meta, explica, es revelar vistazos del proceso de pensamiento del experto y ayudar a que los miembros del equipo absorban la información.
— Documente selectivamente. Leonard recomienda que los aprendices y los miembros del equipo que tratan de capturar el conocimiento del experto lleven “registros de aprendizaje” de información que, en algunos casos, más adelante puede ser “ingresada en una base de datos.”
— Enfóquese en la relación. La mejor forma de mantener la pericia de un empleado estrella que se va de la oficina, es mantener una relación con este. Usted podría acudir a él con alguna pregunta ocasional, convertirlo en consultor o volverlo a contratar algún día.
— Esté preparado para la siguiente ocasión. El proceso de desembarque funciona mucho más suavemente si usted ya tiene instaladas las herramientas y sistemas para asegurar que el conocimiento sea constantemente transferido de los expertos a los sucesores.