León, Guanajuato. Luego de las modalidades virtuales o híbridas que surgieron a raíz de la pandemia para la realización de eventos, el reto actual es ofrecer contenidos funcionales y novedosos con elementos disruptivos y con mucha calidad.
Esta es la recomendación de Lohendi Galindo, directora del área de producciones de la agencia de marketing Serna Group, incluso para los eventos que regresaron al formato presencial.
De acuerdo con datos globales sobre las tendencias de eventos, el 70% mantendrán un esquema digital o híbrido, aun cuando la normalidad esté regresando al esquema presencial. Sin embargo, hay que evaluar diferentes elementos que permitirán a las marcas ganar notoriedad y espacios mediáticos para transmitir sus mensajes estratégicos y comerciales.
Luego de más de dos años de distanciamiento social, es claro que los eventos presenciales tradicionales quedaron rebasados y la tecnología aplicada para reunirnos en pandemia, por sí sola se queda corta. Es así que los eventos híbridos y las experiencias inmersivas marcan la tendencia en lo que a comunicaciones se refiere”, comentó la especialista.
El dilema de los últimos meses ha sido el de definir cuándo un evento debe ser presencial, virtual o híbrido, por lo que comparte algunas recomendaciones para resolverlo.
Alcance
Las experiencias virtuales ampliaron el nicho de conversación para decenas de marcas en el mundo. Si antes se hacían eventos locales, a través de la virtualidad se pudo concentrar todo en un solo evento al público objetivo, ubicado en diversas zonas, manteniendo la cercanía con cada uno de ellos.
Experiencia
Las conexiones tradicionales quedaron lejanas, ya que un encuentro en Zoom, Teams, Meet o cualquier otra plataforma, se queda corto ante las opciones gráficas que nos ofrece una producción virtual.
Las conferencias de prensa o desayunos están sobrepasados, la gente desea salir a lugares nuevos, a zonas de “seguras”, con protocolos COVID-19 bien ejecutados, por lo que se deben establecer los objetivos a partir de estos; evaluar los elementos que ayudarán a conseguirlos; los canales idóneos; y el proceso que resulte en una experiencia diferente y memorable.
Audiencias
Hablando de los medios de comunicación, se encontraron las bondades de la ciber-comunicación.
Muchos reporteros agradecen las conexiones digitales porque optimizan sus tiempos de traslado. Si esta es la opción, se debe recordar siempre hacerles llegar materiales útiles para su contenido.
Por otro lado, los influencers comunican de manera más efectiva en eventos presenciales, así que considerar la realización de un evento con público en vivo es una opción primordial.
Presupuestos
La realidad económica global obliga a replantear las inversiones en cuanto a reuniones se refiere y considerar cuál es la mejor opción, de acuerdo con su costo-beneficio.
Si un evento híbrido permite optimizar recursos en producción, no hay que descartar enviar algún material físico a las audiencias para maximizar la experiencia.
Otro punto relevante que considerar sobre los incrementales de los eventos es que ahora se debe contar con un espacio más amplio de lo normal por lo que las terrazas se están cotizando a precios superiores a lo acostumbrado, a lo que los protocolos sanitarios también le añaden un extra a la factura total.
Ante estas consideraciones, la principal recomendación es acercarse con verdaderos expertos que entiendan las necesidades y propongan el tipo de evento que se necesita, acorde con los objetivos de comunicación y las audiencias que se desean alcanzar; idealmente una agencia que oriente sobre cuál es la relación óptima entre lo presencial y lo virtual y con ello el mayor impacto y optimización de la inversión.
Actualmente, nos encontramos con que casi todo evento imaginable es posible gracias a la tecnología.
En este contexto, el camino para lograr que los eventos sean exitosos es hacerse las preguntas correctas en el camino y acercarse a expertos que traduzcan las ideas en experiencias memorables y casos de éxito.